文/江婕瑋 職能治療師
原文出處:
https://www.facebook.com/photo.php?fbid=1087781477903651&set=a.1071508336197632.1073742039.100000154267360&type=1
在「互動式專案管理實作班」體驗專案團隊組建與溝通,模擬專案進行時常見的問題情境與解決策略。
專案啟動時,每一組六人,分作一位專案經理、兩位行銷、兩位操作員、一位採購,每組都有一包零件不完整的樂高,前面講桌是擺放著各式零件的市集,目標的樂高成品在教室外,最快組裝成指定成品者為贏家。
專案經理僅能在一開始至教室外大致觀察成品一次,接著回教室內的小組協調職務、工作計畫;其後,一次一位行銷至教室外目測規格,再回小組與操作員溝通,以製作與目標相同的成品;若有任何缺漏,可請採購到市集或其他組交換需要的零件。
經過實際體驗後,我們發現,專案經理需要在有限的時間內,做合理適度的工作分配、優先次序、成本控制⋯清晰明快地持續掌控全局;行銷需要敏銳的觀察能力和順暢的溝通能力,依據目標明確描述需求;操作員需要確認清楚具體的規格,並依據指定條件有條不紊地製作一致的成品;採購則需要時刻接收目前的採購需求,以親切的態度與亦敵亦友的組別建立合作關係,採最有效益的方式交易零件。
團隊合作中,每個角色依本職學能、人格特質各司其職,敞開心胸溝通協調,在遇到突發狀況(如:競爭方零件壟斷、規格描述錯誤、市場斷貨⋯)時配合專案經理的策略,齊力完成程序複雜的專案。管理者的智慧是專案能否順利進行的關鍵因素,團隊中各個成員也須在適宜的崗位上發揮最大價值才能成事。
小小的體驗活動讓我們覺察到,看似扎實的專案管理培訓雖告一段落,但未來仍有許多需要學習的,期待透過操練經驗的累積,專案管理的執行能力可以越來越游刃有餘。
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